国际商事证明书常见文件佐证材料

发布时间:2023-10-26
来源:盐城市贸促会(国际商会)  
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第一部分 商事认证总要求

一、企业登录商事证明书企业端操作系统:http://www.rzccpit.com,见公众号或网站《商事证明书企业端操作指南》;

二、请在系统的企业端上传相关信息后,在系统内打印商事证明书申办表盖公章递交。如同时办理使领馆认证(海牙认证),暂不需要在商事认证系统里录入,直接填写领事认证申请表和国际商事证明书申请表。(商事证明书申请表见表格1)(领事认证申请表见表格2)

三、企业有效的营业执照复印件或其他组织有效的登记证明复印件;(每次办理认证都需提供,同家公司一次办理多份文件认证,提供一份营业执照复印件即可)

四、如有法人代表签字或申办文书由非法定代表人签署,需提交印章、手签字样备案表;(表格3)

五、如果需要证明文书、单证的影印件、副本、节本与原件相符,一般情况下,应提供文书单证的原件,否则要提供公司的保函酌情办理;

六、如果需要证明文书、单证的外文译本与中文本一致时,外文译本一般要有翻译资质的翻译公司翻译,认证文件上需加盖翻译章,并提供翻译公司营业执照;

七、证明文书认证印章属实,非注册企业请提供《对外贸易经营者备案登记表》复印件和印章、手签备案表原件(附件3);认证签字属实,请签中文名,需提供签字人身份证复印件和印章、手签备案表原件;

八、申请人提交的文书和佐证材料应当真实有效、合法;文面清洁,字迹不得有毁改或涂改之处;印章要正盖,不可以盖倒章。

九、所有认证文件涉及商标的,请提供有效的商标注册证;

十、企业应配合我会所有认证文件的抽检核查工作,提供与认证材料对应的报关单、购销合同或信用证等证明文件。对核查中发现企业虚假欺诈行为并经查证属实的情况,我会将视情节轻重给予该企业列入中国贸促会失信企业名单、暂停或取消其贸促会相关认证业务。以我会名义上报国家信用体系建设部际联席会议的成员单位,予以联合惩戒。情节严重的,该企业将被报请相关部门,并据此承担相应法律责任。


第二部分 常见商事认证文件办理要求

一、商业发票

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、商业发票正本、复印件(加盖单据章), 商业发票上必须要有发票号、日期;

3、出具商业发票的公司加盖公章的《商业发票保函》(表格4),保函与商业发票复印件加盖骑缝章;

4、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

注意事项:企业所申报的商业发票数据信息(例如发票金额、商品编码)必须和报关单一致。一份发票对应一份报关单,企业须准备出口报关单,以便出证机构随时抽查。

二、授权书、委托书

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、认证文件的原件、复印件各一份;

3、企业有效的营业执照复印件(不要盖章);

4、如涉及到商标,需提供商标注册证;

5、授权书/委托书应载明:授权委托人名称、授权委托事项、授权委托权限范围、授权委托有效期限;

6、法定代表人、被授权人、自然人签署的文件,需要提供签字人身份证复印件和印章、手签备案表原件(表格3)。

三、价格单

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章。

2、价格单原件及复印件;

3、商业发票、外销合同(形式发票);

4、出口报关单;

5、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

四、报关单

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章。

2、企业根据需求选择以下两种出证方式:

(一)由企业自行出具英文声明(推荐格式见表格5、6),说明出口报关货物的相关情况,将企业在“中国电子口岸客户端”系统内打印的报关单附于声明中,并担保打印报关单内容属实,与实际报关的内容一致。我会证明声明上的企业印章属实,按商事证明中形式证明的收费标准收费。(即声明原件和复印件、报关单的复印件2份)

(二)由企业提交相关佐证,我会证明企业报关活动事实,按商事证明中事实性证明的收费标准收费。企业须提交下述证明文件:

(1)企业报关单在海关系统审核通过后,在“中国电子口岸客户端”打印的报关单(企业留存联或其他可打印联):由企业加盖公章;如企业不能自主打印的,应提交代理报关单位打印的报关单(企业留存联或其他可打印联),同时加盖企业和代理报关单位印章;

(2)自主报关企业提交加盖公章的营业执照、海关报关企业报关注册登记证书;

(3)代理报关单位提交加盖报关单位公章的营业执照、海关报关企业报关注册登记证书;

(4)代理报关单位与企业签订的《代理报关委托书》;

(5) 报关企业保函;(格式见表格7);

(6)代理报关单位保函(格式见表格8);

3、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

五、营业执照、GMP证书、各种生产许可证等有关部门出具的证书

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、认证材料的原件与2份复印件(政府有关部门出具的文件原件审核后会归还申办企业);

3、提供文件的翻译件两份,翻译公司盖章(提供有翻译资质的翻译公司翻译);

4、翻译公司有效期内的营业执照复印件;

5、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

注意事项:企业确保所提供的第三方证书编号都能在各机构网站查询到。如无法查询,写情况说明,出证机构根据具体情况酌情办理。

六、船证明、提单、提单附加声明

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、认证文件的原件、复印件;

3、印章手签备案表(表格3);

4、企业有效的营业执照复印件(不要盖章);

5、相关的商业发票、外销合同(形式发票)、报关单;

6、船公司或船舶代理公司的有效登记批准文件:

A.国际船舶运输经营者--交通运输部门颁发的《国际船舶运输经营许可证》和营业执照

B.国际船舶代理经营者--交通运输部门颁发的《国际船舶代理经营许可证》和营业执照

C.国际货物运输代理企业--商务部(厅)颁发的《国际货物运输代理企业备案表》和营业执照

D.无船承运业务经营者--营业执照

注意事项:1、船证明、提单、提单附加声明只有船公司和船舶代理公司签发的才是有效文件;2、我会只认证取得中国法人资格的国际船舶运输经营者、无船承运业务经营者、国际船舶代理经营者和国际货物运输代理企业出具的文书单证。

七、企业自行出具的符合性证明/声明、产品分析证、健康证明、自由销售证明等文件

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、认证文件的正本、复印件;

3、对列入《海关实施检验检疫的进出口商品目录》的法检产品,企业自行出具的证明文件向我会申请认证时,应当提供国家质检部门或其指定检验机构的检验证明;

4、如果该产品为非法检产品,企业自行出具的证明向我会申请认证时,应当提供相关产品的生产许可证或卫生许可证、产品合格证复印件等许可证件;

5、符合性证明/声明、自由销售证明还需提供对应的或者已出口此类产品的出口报关单;

6、企业自行出具健康证明、自由销售证明的保函;

7、印章手签备案表(见表格3);

8、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

八、出口商登记表

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、出口商登记表原件、复印件;(模板参考表格13)

3、对外贸易经营者备案登记表;

4、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

九、装箱单

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、装箱单原件、复印件;

3、印章手签备案表(见表格3);

4、发票、合同、报关预录单

5、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

十、协议、合同类文件

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、协议、合同原件、复印件;

3、印章手签备案表(见表格3);

4、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

十一、国外机构出具的文件

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、TUV机构出具的文件可认证影印件与原件相符,提供原件、复印件二份;

3、其他国外机构出具的文件,均需以声明加国外证书的形式认证。提供声明原件、复印件;

4、印章手签备案表(见表格3);

5、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

注意事项:以声明形式认证的,声明里要写明:见附件,加附件名称、注明证书的来源、证书的用途并保证证书的真实性。

十二、尼日利亚海关发票(CCVO)

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、填制的CCVO表格正本、复印件(参考格式见表格9)

3、出口货物商业发票原件、合同复印件;

4、国内或国际标准证书;

5、已出口此类产品的出口报关单;

6、印章手签备案表;

7、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

十三、阿尔及利亚格式自由市场证明

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、需认证的阿尔及利亚自由销售证明正本、复印件;(参考表格10)

3、涉及的生产许可证、品质检验证书和出口报关单;

4、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

注意事项:

1、自由市场证明第一栏授权主管机构和右下角授权机构落款处空白;

2、企业在左下角盖章;

3、不出现商会字样;

4、自由市场证明上需显示文件日期。

十四、派遣函认证

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、用公司抬头纸打印的派遣函原件、复印件各一份;

3、国外邀请函复印件一份;

4、被派遣人的护照、在职证明复印件各一份;

5、办证人员的介绍信、委托书及身份证复印;

6、需提供一份中文派遣信;

7、印章手签备案表(见表格3);

8、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

十五、邀请函认证

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、 办证人员的介绍信、委托书及身份证复印;

3、 邀请函正本及复印件;

4、被邀请人护照复印件(全部,包括其他国家盖章页);

5、邀请方担保函(内容如下)(模板见表格12)

a.保证用途为商务使用

b.保证来华期间遵守我国相关法律

c.如发生任何问题由邀请方承担责任

d.保证提供的材料真实、合法、有效

6、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

注意事项:固定国家需要先在商务厅取得相关批件,然后邀请企业自行出具邀请函办理证明书:尼日利亚、阿富汗、伊拉克、巴基斯坦、加纳、刚果。金、马里、伊朗、斯里兰卡、孟加拉、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、乌兹别克斯坦、塔吉克斯坦、土耳其

十六、保险单、保险证明

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、保单原件、复印件、提单、授权书;

3、保险公司营业执照副本复印件;

4、认证保险公司印章属实,保险公司需协助提供《印章手签备案表》(见表格3);

5、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。

十七、审计报告、财务报告等

1、商事认证系统填写并打印国际商事证明书申请表,盖公章;

2、认证文件的原件、复印件;

3、印章手签备案表(见表格3);

4、需提供最新年检的会计师事务所营业执照副本复印件、会计师资格证书;

5、企业有效的营业执照复印件(不要盖章)。


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